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价值2.5万美金时间管理方法与思维导图

核心导读:美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯 舒瓦普曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维李咨询求助。近半个小时的交流中,前20分钟艾维李耐心地听完其焦头烂额般的倾诉,最后请他拿出一张白纸,并让他写下第
美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯· 舒瓦普曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维·李咨询求助。近半个小时的交流中,前20分钟艾维·李耐心地听完其焦头烂额般的倾诉,最后请他拿出一张白纸,并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后,白纸上满满记录了总裁理查斯·舒瓦普几十项要做的工作。

此时,艾维·李请他仔细考量,并要求他按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他,请他从明天开始,且每天都这样做:每天一开始,请你全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴做标号为“2”的事,以次类推……

艾维·李认为,一般情况下,如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事,那么他一定是一位高效率人士。
他请伯利恒总裁理查斯· 舒瓦普自己先按此方法试行,并建议他:“若您在坚持使用后,认为它有效,可将此法推行至您的高层管理人员,若还有效,继续向下推行,直至公司每一位员工。
 如果您或您公司的每一位员工,每一天、每一分、每一秒都在做最重要即最有生产力的事情,假以时日,可以想象,会有什么成就?”
 一年后,作为此次咨询的报酬,艾维利收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。
五年后,伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。查斯· 舒瓦普常对朋友说:“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做,我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资!”

这就是管理学界喻为“价值2.5万美金的时间管理方法”,我们可以将其提炼为:“六点优先工作制”,其内容如下。
1. 在前一天晚上写下第二天要做的全部事情,对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2. 化整为零,把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
3. 从优先级最高的事物着手。按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。
4. 和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做。每天一开始,请你全力以赴做标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴做标号为“2”的事情,以此类推。

对于六点优先工作制的优化与改进
第一,六点优先工作制即任务清单采用的是线性列单的方式,往往使人容易关注到细节而忽略了整体进展。利用思维导图做成的六点工作制,我们可以对事件整体进展掌控,才能把握整体进度。

第二,一项任务的达成会涉及到很多的方面的因素,它们之间彼此交叉和关联,在任务清单中也很难清晰地把这些表现出。在一张思维导图中可以把所有的要素之间的逻辑关系通过箭头和连线,把它比较清晰明朗的展示在一个平面内。

第三,如何综合多方面的因素,整合更多的资源,做到优化组合,做最有生产力的事,在任务的进展过程中做到既有长远的规划又有具体执行的细节。我们可以利用思维导图和加权分析法,做出更好的分析决策。

第四,六点工作优先工作制采取的是要事第一的原则即重要的且紧急的事放在第一位,在实际任务的执行过程,原来的并非紧急或是重要的,会因为突发事件的发生而发生变化,这就要求我们采取必要的行动和调整,所以我们更需要动态管理。采用思维导图事物之间的调整只要通过连线和序号的改变就可以,而且事物之间的改变是清晰可见。

第五,如何更好的兼顾到统筹规划和具体任务执行,六点优先工作制设计的更多是执行层面。一张做好的思维导图就像一张作战地图,相应的策略也可以再图上面表达的淋漓尽致。无论是对于决策还是具体的执行都可以历历在目,清晰明了。

考虑到上面的要求,我们可以采用把思维导图和六点优先工作制有机的结合起来。这样可以把两者结合起来,做到优势互补,又可以充分的体现要事第一的原则,又有整体的规划部署与执行。
这是一个看起来非常简单的时间管理方法,把六点优先工作制和思维导图结合起来,甚至个别人对此有些不屑,但是真正采取行动去做的有多少人?小小改变可能会带来大大的不同,艾维·李这样的建议肯定也给很多的公司提过,但是伯利恒钢铁公司做到了,所以它成了当时全美最大的钢铁公司。如果我们,每一天、每一分、每一秒都在做最重要、最有生产力的事情,假以时日,可以想象,会有什么成就


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