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委派、记录或执行(二)

核心导读:记录它 如果事情可以等,可以先记录它,稍后再采取行动要将它记录在不会遗失的地方要确定客户看见你在记录他的请求,这样他才有视觉上的确认,而不至于认为他被忽略 如果你使用我在第5章所描述的循环系统(Cycle System),那就输入请求到你的工作表这种做法
记录它

如果事情可以等,可以先记录它,稍后再采取行动要将它记录在不会遗失的地方要确定客户看见你在记录他的请求,这样他才有视觉上的确认,而不至于认为他被忽略

如果你使用我在第5章所描述的循环系统(Cycle System),那就输入请求到你的工作表这种做法适合比较小且很快能完成的工作

至于大型工作,我喜欢把请求记录在请求追踪(Request tracking)应用程序我发现一个由Best Practical所创的开放源码工具RT (www.bestpractical.com)要比一大堆商业系统好发送邮件到后自动开启一个新问题以便追踪如果你尚未设定选择寄给自己一个请求,而当你到系统里时,寄给自己一封安装RT的提醒邮件

为了确保客户看到我采取行动,我会大声说出“让我记录到我的工作表,我就不会忘记”或是“让我建立一个RT项目”然后,当你键入信息时,说出你键入的事情“吉儿需要安装一台新打印机它在她办公室里的一个盒子内这个星期四早上9点,她需要用它”

警告:永远记得记录截止期限的时间只有“星期四”这个期限,可能导致客户认为是早上而你以为是下班时间的误解

于是我转向听到我键入事情的客户并说:“还有什么需要补充的吗?”这样可以协助消除沟通不良,也可以让他们满足,认为事情会办好,而事实上也是如此

当你点击提交按钮、送出按钮或软件需要的什么字眼之后,要说些可靠的话,像是:“我搞定了!”然后回到你之前被打断的工作上将请求记录到RT、PDA或工作表系统,可展示出专家气质,让客户有信赖感写在小便条纸或3M便利贴将产生反效果

绝对不要把事情只记到大脑里我已经讨论过,让大脑的前半部空出给更重要的事情别试图记住客户的请求你是个聪明人(也长得很帅!),但是别相信你的大脑可以做出比纸张做得更好的事情记录它,然后放开它释放你的大脑,引导我们到……

走廊上的埋伏

当有人在走廊上拦住我要我做些?时,我会记在工作表里可是,如果我身上没带着笔记,我宁愿拒绝接受请求,而不想用大脑记住它我很诚实但却迟钝我会像这样说:“好吧,我同意你的行动很好但是,我有些事情做了一半,而且我的PDA没带在身上,我不想冒着忘记它的风险你能帮我个忙,寄E-mail给我,写上‘安装网猴(web monkey)’,这样能唤起我的记忆”通过让她使用确切的字眼,可以使她减少对请求的负担而且,这个手法也可以卸去你的大脑记住确切请求的负担

如果这种状况发生的附近有计算机可以寄出E-mail,我会请计算机旁边的人寄出提醒我的E-mail,即使他不是与我谈话的人!

喔,这倒是提醒我,你怎么敢不随身携带PDA/PAA!随时都要带着!

以上是"委派、记录或执行(二)"的内容,本文的主题是“如果事情可以等,可以先记录它,稍后再采取行动要将它记录在不会遗失的地方要确定客户看见你在记录他的请求,这样他才有视觉上的确认,而不至于认为他被忽略”



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